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27.04.2020 | Von: Rechtsanwältin Ulrike Specht

Gesellschafter aufgepasst – Jetzt für den Ernstfall vorsorgen!

Nicht nur in Zeiten einer Pandemie kann der Chef schnell für längere Zeit ausfallen. Wir erklären, wie ein Unternehmen dann nicht führungslos zurückbleibt.

Wenn der einzige Geschäftsführer in einer Zeit ausfällt, in der wichtige Entscheidungen zu treffen sind, kann eine GmbH oder GmbH & Co. KG schnell in die Krise geraten. Denn: Ohne Geschäftsführer ist eine GmbH in vielerlei Hinsicht nicht handlungsfähig.

Die GmbH (und in der Regel auch die GmbH & Co. KG) wird gerichtlich und außergerichtlich ausschließlich durch den Geschäftsführer vertreten. Für den Fall, dass der einzige Geschäftsführer ausfällt und daher keine Handlungen für die Gesellschaft mehr vornehmen kann, wird ohne entsprechende Vorsorge auch die GmbH handlungsunfähig. Dies kann das Unternehmen nachhaltig schädigen, vor allem dann, wenn der Geschäftsführer geschäftsunfähig wird und dauerhaft nicht mehr zur Verfügung steht. Bis zur Bestellung eines neuen Geschäftsführers durch die Gesellschafterversammlung kann einige Zeit vergehen. Wenn dann niemand zur Stelle ist, der das Amt übernimmt, ist das Unternehmen führungslos. Ohne Geschäftsführer können auch anderen Personen keine Vollmachten erteilt werden, da die Gesellschafter selbst dazu nicht befugt sind. Ähnlich ist die Situation, wenn zwar zwei Geschäftsführer vorhanden sind, aber nur gesamtvertretungsberechtigt sind.

Die Problematik um den Ausfall des Geschäftsführers verschärft sich zusätzlich in dem Fall, dass der Geschäftsführer gleichzeitig auch der alleinige Gesellschafter der GmbH ist. Bei der sogenannten Einpersonen-GmbH fällt mit der Geschäftsunfähigkeit des Geschäftsführers gleichzeitig auch der einzige Gesellschafter weg. Ohne entsprechende Vorsorge können dann keine Gesellschafterbeschlüsse mehr gefasst werden. So kann dann durch den Gesellschafter auch kein neuer Geschäftsführer bestellt werden. Es wäre dann ein gerichtlicher Antrag auf Bestellung eines Notgeschäftsführers zu stellen. Die Auswahl des Notgeschäftsführers trifft aber das Gericht, so dass möglicherweise eine völlig fremde Person plötzlich das Familienunternehmen leitet.

Um diesen Risiken entgegenzuwirken, sollten Gesellschafter und Geschäftsführer daher frühzeitig Personen ihres Vertrauens auswählen, die sie im Notfall vertreten können. Dafür sind diesen Personen entsprechende Vollmachten zu erteilen.

Wie umfangreich eine Bevollmächtigung sein soll, kann flexibel festgelegt werden und sollte sich auch an der Größe des Unternehmens orientieren. Die Möglichkeiten reichen von sehr beschränkten Einzelhandlungsvollmachten bis zu einer sehr umfassenden Generalhandlungsvollmacht oder Prokura.

Eine sog. Generalhandlungsvollmacht (nicht zu verwechseln mit einer notariellen Generalvollmacht) erstreckt sich auf alle Rechtsgeschäfte, die für den jeweiligen Geschäftsbetrieb üblich sind. In diesem Rahmen gilt die Generalhandlungsvollmacht umfassend. Der Bevollmächtigte vertritt also letztlich in einem bestimmten Rahmen den Geschäftsführer. Die gesetzlich geltenden Beschränkungen im Hinblick z. B. auf die Veräußerung oder Belastung von Grundstücken kann individuell auch aufgehoben werden. Die Befugnisse können also je nach Bedarf angepasst werden. Alternativ kann die Handlungsvollmacht auch nur für bestimmte Arten von Rechtsgeschäften erteilt werden. Beispielsweise kann die Leitung der Buchhaltung ermächtigt werden, Verbindlichkeiten der Gesellschaft bis zu einer bestimmten Höhe selbstständig durch Banküberweisung zu erfüllen. Möglich ist auch, eine Handlungsvollmacht nur für bestimmte Einzelfälle zu erteilen, etwa für ein bestimmtes Projekt oder ein einzelnes Rechtsgeschäft. Derartige Vollmachten bieten sich auch für Unternehmen anderer Rechtsform an.

Die Erteilung einer Prokura, die nicht für alle Rechtsformen in Betracht kommt, ist ähnlich umfassend wie eine Generalhandlungsvollmacht. Auch der Prokurist kann weitestgehend alle Arten von gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften und Rechtshandlungen vornehmen, und zwar soweit sie der Betrieb eines Handelsgewerbes mit sich bringt.

Für die Ausübung der Rechte als Gesellschafter genügen weder Generalhandlungsvollmacht noch Prokura. Denn hier muss der Gesellschafter selbst, nicht die Gesellschaft, Vollmacht erteilen. Um z. B. die Rechte in der Gesellschafterversammlung wahrnehmen zu können, empfiehlt es sich unter Berücksichtigung der gesellschaftsvertraglichen Regelungen Stimmrechtsvollmacht generell oder für den Einzelfall zu erteilen.

Die Erteilung einer Vollmacht ist stets eine Frage des Vertrauens. Die Auswahl des Bevollmächtigten sollte daher sorgfältig erfolgen. Zudem ist zu beachten, dass eine Beschränkung in aller Regel nur im Innenverhältnis zum Vollmachtgeber wirkt, nicht aber im Verhältnis zu Dritten. Überschreitet die bevollmächtigte Person den festgelegten Rahmen der Vollmacht, bleibt die Handlung wirksam, der Bevollmächtigte macht sich aber schadensersatzpflichtig. Bei Bedarf kann aber auch dem Dritten gegenüber der Rahmen der Befugnisse offengelegt werden, sodass dieser darüber hinaus keinen Vertrauensschutz genießt.

Fazit für die Praxis:

Vollmachten und interne Anweisungen oder Beschränkungen sollten daher stets sorgfältig formuliert werden. Zwar ist nicht immer eine schriftliche Vollmachtserteilung notwendig. Je weiter die Befugnisse, umso wichtiger ist es aber, den Inhalt und die Reichweite gut zu dokumentieren. Je nach Art und Umfang ist kann auch eine notarielle Beurkundung erforderlich werden.